BPO Financeiro: de que você precisa saber?

Saiba o que é, como contratar e qual a importância do BPO Financeiro

A terceirização dos processos financeiros é uma das principais saídas encontradas pelos empresários para garantir maiores vantagens as suas gestões

Você já questionou o que é um BPO financeiro?

Não é raro que alguns empresários sejam incapazes de administrar adequadamente a parte financeira de seus negócios.

Isso ocorre devido a uma variedade de causas, sendo as principais a complexidade das tarefas envolvidas, a falta de tempo e a ausência de um sistema.

Esse problema geralmente afeta as empresas de pequena escala.

Para atingir resultados desejáveis, é vital que esses tipos de empresas tenham estruturas e procedimentos que otimizem e facilitem as tarefas fiscais, contábeis e administrativas.

Portanto, eles prestam ainda mais atenção e obtêm dados mais confiáveis para a tomada de decisões-chave.

Neste artigo, analisaremos o significado da BPO financeira, como ela pode ser benéfica, como o programa pode ajudá-lo a explorar ainda mais a questão, e assim melhorar os resultados da empresa.

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O que significa e qual a finalidade do BPO Financeiro?

Business Process Outsourcing (BPO) é um termo que se refere à contratação de uma empresa externa para lidar com a gestão de um processo.

Portanto, BPO Financeiro é o recrutamento de uma empresa externa para supervisionar a parte financeira de um negócio.

Ele é responsável por regular todos os processos financeiros e vinculá-los às atividades contábeis e às obrigações fiscais.

Isso é crítico para uma empresa, pois o alinhamento entre os sistemas e os departamentos financeiros e contábeis aumenta a visão estratégica dos relatórios comerciais, levando a uma tomada de decisão mais precisa.

Quais os serviços oferecidos pelo BPO Financeiro?

Muitas empresas são profundamente afetadas pelas tarefas regulares do setor financeiro.

Essa questão acaba levando a uma acumulação de atividades e obstruindo as operações comerciais, o que é uma causa importante para o recrutamento de um BPO.

É utilizado para supervisionar todas as entradas e saídas do dia-a-dia de uma empresa — também é significativo para gerenciar pagamentos de fornecedores, incluindo a entrada de contas a pagar no sistema de gestão financeira.

Além disso, é possível ter acesso ao banco da empresa e realizar a programação de pagamentos, bem como cuidar da folha de pagamento e da emissão de notas fiscais.

Há também outros serviços prestados. Os principais são:

• Controle do fluxo de caixa;
• Análise de métricas;
• Gerenciamento de documentos;
• Análise de crédito.

Dessa forma, o BPO realiza todas as atividades relacionadas à área financeira de sua empresa, desde as mais burocráticas até as consideradas mais tranquilas.

Quais as vantagens do BPO para a sua empresa?

A utilização de terceirização em uma empresa pode trazer inúmeros méritos, principalmente no setor fiscal.

O principal benefício é a racionalização dos processos econômicos.

Além disso, com a terceirização, as chances de fazer erros são significativamente reduzidas e a liderança se torna mais eficaz. De acordo com uma pesquisa realizada pelo site Clutch, o BPO financeiro pode:

• Aumentar a performance na gestão financeira em até 24%;
• Aumentar a expertise financeira em até 18%;
• Reduzir a burocracia nos processos e elevar o tempo dedicado às estratégias e/ou core business da empresa em até 15%;
• Diminuir os custos relativos à operação na rotina do negócio em até 12%.

Além disso, também existem outras vantagens do BPO Financeiro, como maior competitividade e valor ao negócio, redução de custos, leitura estratégica dos relatórios e segurança.

Como contratar um BPO Financeiro?

Existem inúmeras soluções de BPO disponíveis.

É essencial avaliar suas necessidades e hábitos e determinar qual parceiro é o mais adequado para seu negócio, com um custo razoável e serviços garantidos e seguros.

É importante que ao selecionar seu profissional ou empresa para o BPO Financeiro, você lhes forneça o acesso para integrar seus serviços, para que eles possam compreender a realidade financeira de sua empresa em detalhes.

Isso requer um acordo explícito sobre as obrigações de cada parte envolvida no processo e a extensão das atividades do BPO Financeiro.

Um benefício único de um fornecedor de BPO Financeiro com tudo incluído é a integração das rotinas contábeis.

Tendo ambos os aspectos trabalhando juntos, não só proporciona mais valor, mas também permite uma avaliação estratégica de 360° de seu negócio.

Para fins instrucionais, o procedimento é dividido em etapas: inicialização, manutenção da operação e suporte estratégico de longo prazo.

Apresentamos, abaixo, mais detalhes sobre cada um. Veja!

1. Inicialização

Durante a etapa inicial, o prestador de serviços mergulha no lado fiscal e contábil do negócio, familiarizando-se com as operações, observando o histórico de transformação da empresa e lidando com as responsabilidades administrativas.

Eles tomam conhecimento dos sistemas utilizados e do pessoal envolvido no empreendimento — se for uma grande empresa —, com conversas com o proprietário da empresa para compreender o estado atual e os resultados desejados para o projeto.

Essa medida só deve ser tomada após a assinatura do contrato, a fim de evitar quaisquer problemas com conflitos de interesse e segurança de dados.

O objetivo é reconhecer o contexto e sugerir modificações no processo que atendam às exigências e expectativas do cliente.

Essa fase também envolve o estabelecimento de ferramentas, sistemas, indicadores, controles e relatórios regulares, podendo ser diários, mensais ou anuais, que serão entregues em horários específicos.

O processo inicial de acolhimento de um novo parceiro é feito apenas uma vez, e sua qualidade é um fator importante para o sucesso do relacionamento.

2. Manutenção da operação

A indústria de BPO Financeiro está fortemente dependente desta etapa, pois é ela que cuida das operações diárias.

Ela é responsável por completar as tarefas legais e administrativas necessárias, bem como por produzir informações essenciais para a tomada de decisões informadas.

Em geral, esta etapa consiste em diferentes processos, muitos dos quais são tornados mais seguros e eficientes através do uso da tecnologia. Aqui estão alguns deles:

• Agendamento de pagamentos;
• Análise de informações gerenciais e indicadores;
• Conciliação bancária;
• Controle de contas a pagar e receber;
• Elaboração do fluxo de caixa e demais demonstrações financeiras;
• Emissão de notas fiscais e cobranças;
• Identificação, validação e armazenamento digital de documentos.

Se o prestador de serviços também ser o responsável pela parte contábil, novas atividades serão aderidas ao BPO, como:

• Análise de otimização tributária;
• Certificação digital;
• Departamento pessoal;
• Emissão de notas fiscais mensalmente;
• Fechamento contábil;
• Relatório relacionados aos impostos pagos;
• Relatórios gerenciais de contabilidade.

Com a integração de BPO Financeiro e contabilidade, o principal benefício é a capacidade de utilizar a mesma papelada para operações contábeis e fiscais, resultando em menos horas gastas e melhor proteção de dados.

Essa ação é contínua e pode ser alterada regularmente, permitindo novas funções ou processos de racionalização.

3. Suporte estratégico permanente

O cérebro do BPO Financeiro é essa fase.

Simultaneamente ao procedimento padrão, o BPO dá ao empresário números atualizados em tempo real para que ele tenha segurança e confiança na tomada de decisões comerciais — isso garante que a estratégia é sempre baseada nos números mais precisos que estão disponíveis.

Um exemplo desta interconexão é a distribuição de registros legais que vêm com um relatório gerencial que inclui informações sobre o passado e a condição financeira da empresa, prevendo possíveis problemas e aberturas.

Outro exemplo é a previsão de fatos através de intervenções rápidas que garantem a oportunidade de mudar de direção conforme o mercado ou mudanças na lei.

Neste ponto é fundamental que a terceirização consiga alertar rapidamente os tomadores de decisão quando eles percebem problemas ou oportunidades, para que o processo não esteja em perigo.

Por que terceirizar a gestão financeira de sua empresa?

Nossos serviços oferecem a você a oportunidade de economizar dinheiro e concentrar-se nos objetivos principais de seu negócio.

Isso o ajudará a melhorar seus negócios sem ter que se preocupar com a gestão financeira, cuidada por uma equipe qualificada de especialistas, que estão registrados em seus conselhos profissionais apropriados.

Nossa terceirização da gestão financeira inclui:

• Conciliação bancária;
• Conciliação de recebimentos de cartão de crédito;
• Contas a pagar e a receber;
• Demonstração de Resultados do Exercício (DRE);
• Fluxo de caixa;
• Relatórios semanais e mensais; entre outros.

Assim, a Fogliatto está pronta para auxiliar na gestão financeira e no que mais for necessário para direcionar de forma precisa e eficaz os passos para melhor desempenho do seu negócio.

Conte conosco, da Fogliatto Contabilidade e Gestão Financeira

Nossa empresa tem fornecido assistência a micro e pequenas empresas desde o ano 2000.

Prestamos assistência a empresas em vários setores, assim como a microempresários individuais.

Oferecemos gestão financeira terceirizada para ajudar os empreendedores a manter o controle de suas finanças, pois eles se concentram no desenvolvimento.

Nossa missão é fornecer serviços financeiros estratégicos, serviços contábeis com assistência e orientação nas áreas contábil, tributária e trabalhista, e consultoria para novos negócios.

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